PLANEACION OPERATIVA EFICIENTE

Carlos Mora Vanegas

El cido estratégico puede tener un carácter informal, intuitivo, siguiendo un proceso repetitivo simple en el cual se presentan objetivos, se definen estrategias, para la consecución de los mismos, son ejecutadas y se evalúan los resultados obtenidos en relación con los objetivos fijados. Antonio Francés.

 RESUMEN

En la utilización eficaz de la planeación estratégica, el buen gerente no puede pasar por alto el alcance, repercusiones, ventajas de tener bien definida una buena planeación operativa.

La gerencia sabe que es indispensable llevar a cabo esta función para poder así respaldar adecuadamente los planes estratégicos y tácticos desarrollados. Por supuesto, la planeación operativa debe estar apoyada de un buen sistema de control que permita que tan eficientemente es ésta, en donde pueden estar sus fallas y hacer las correcciones de inmediato que permitan garantizar su eficacia.

 ALCANCE. REPERCUSIONES, VENTAJAS. CARACTERISTICAS

 Nos recuerda Joaquín Rodríguez valencia (2001),  que la fase final de una planeación integral es la planeación operativa, la que consiste en hacer compromisos específicos, a fin de poner en práctica los objetivos y las políticas establecidas por la planeación estratégica. El uso de este tipo de planes permite ampliar la cobertura de la función, de planeación de la empresa de forma integral.

 También se puede comentar, con respecto a la planeación operativa tal como la define J. Stoner,  que son planes que suministran los detalles de manera de cómo se alcanzarán los planes estratégicos, por su parte Donnelly, la define como: Un proceso de planeación que maneja objetivos y actividades a corto plazo

Se sugiere además,  que hay que tener presente,  que los niveles inferiores de una empresa, se ocupan de la puesta en práctica, los planes, políticas, programas que se derivan de la planeación estratégica. Esta actividad requiere de unos períodos de planeación más cortos (dos, seis, doce meses).

En este tipo de planeación, es muy importante traducir los planes operativos en términos más específicos, es decir, financieros o numéricos si ello es posible. Algunos planes, sin embargo nos cita Rodríguez Valencia, no pueden ni deben ser traducidos en términos financieros, así por ejemplo, el plan de diseñar y poner en marcha un programa de auditoría de calidad o un plan para mejorar las relaciones de la empresa con la comunidad, el de elevar la moral de los trabajadores.

Tómese en cuenta además,  que la duración de un plan es significativa no sólo como base para su clasificación,  sino, como índice en  dificultad en evaluar su éxito. Como norma es más difícil evaluar planes a largo plazo que los de acorto plazo, porque su duración es a veces más extensa que la de su originador o la de cualquier observador.

Nos indica también  Rodríguez Valencia,  que este tipo de planeación a corto plazo, en la mayor parte de las organizaciones cubre un período de un año. El mecanismo de planeación a corto plazo más utilizado es el sistema de presupuestos operacionales, La administración por objetivos (APO), se considera un segundo mecanismo de planeación a corto plazo que es muy utilizado.

No olvide de tomar en cuenta,  que los presupuestos de operación. Tienen dos funciones principales de planeación: a) reflejar los planes estratégicos y de mediano plazo, dentro de las decisiones actuales y b) planear para tener operaciones eficientes, es decir, se trata de maximizar las utilidades a corto plazo, dentro de las restricciones de planes estratégicos y a mediano plazo. Para lograr estos fines, se necesitan dos diferentes conjuntos de datos o insumos: uno se refiere a la información financiera concerniente a aquella aparte de los planes a mediano plazo, que se habrán de llevar a cabo durante el siguiente periodo de operación y el otro, se trata del pronóstico de ventas para el siguiente período. Por otra parte, en los alcances se debe tomar muy en cuenta la importancia de la relación entre la planeación estratégica y la operativa, de ahí, que las organizaciones bien administradas debe darse una buena relación entre la planeación estratégica y la planeación que los gerentes llevan a cabo en todos los niveles. Todos los planes deben derivarse del plan estratégico y al mismo tiempo han de contribuir a su realización. La planeación operativa cuenta con una serie de características que deben ser tomadas en cuenta a saber:

*       Se convierte en un medio para evaluar los resultados de la empresa

*       Se enfoca a actividades específicas de la organización

*        El período de duración es a corto plazo

*  El responsable de la ejecución de estos planes es el encargado del área correspondiente

*       Constituye el soporte de planes tácticos

*       Fomenta la participación del personal en el establecimiento de metas

*        Permite calcular la rentabilidad de la implantación del plan

*   El grado de incertidumbre es menor que otro tipo de planes.

Desde luego, también debe tomarse en cuenta, que la planeación operativa cuenta con tres elementos básicos a tomarse en cuenta a saber:

 Objetivos: Son expresiones cuantitativas o cualitativas de los fines que desea alcanzar una unidad orgánica en un período a corto plazo. Los objetivos, además, destaca  Rodríguez Valencia, son el medio que mantiene la unidad entre todos los planes, Los objetivos a nivel operativo, se establecen de manera más corta, menos detallada y menos sujeta a un posible cambio Procedimientos. Son una serie de labores unidas que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo, encaminando al logro de un fin determinado. Un procedimiento puede dictar los pasos que debe seguir quien lleva a cabo una entrevista de empleo, para verificar datos y referencias de los solicitantes. De aquí, que una técnica que debe utilizar la mayor parte de los organismos, es un manual de procedimientos. O un conjunto de ellos, puesto que es una herramienta que fortalece la capacidad para realizar el trabajo. Programas operativos. Son aquellos que describen los planes que realizará alguna de las unidades de un área funcional de la organización. Estos sirven para especificar períodos para la determinación de actividades concretas. . Nos proporciona un medio de explorar diversas alternativas y decidir la manera más rápida y económica de alcanzar el fin deseado.

Conclusión

La planeación operativa como cita Rodríguez Valencia, implica el diseño de la forma de llevar a cabo la actividad principal de la empresa, ajustándose a la ejecución de las tareas que ella requiere y a su gestión, enlazándose en este último caso, con la planeación estratégica y táctica.

*Docente de postgrado, Gestión de la calidad y Productividad.

Anotaciones de la cátedra de Tópicos gerenciales modernos. Faces, UC. Aula virtual.