Carlos Mora Vanegas
Resumen
Las empresas en la actualidad no pueden descuidar sus sistemas de control, estar atenta en la forma como están operando, cuáles son realmente sus sistemas administrativos más eficientes, sus índices de gestión a fin de determinar en donde están fallando y dar paso a la retroalimentación necesaria que le favorezca en el logro de sus objetivos.
Por tanto la gerencia moderna debe prestarle mucha atención a los sistemas de control y hacer que estos sean los más eficientes, si realmente quiere tener una buena participación en los mercados en donde se ha decidido entrar.
Palabras claves
Índices, productividad, eficiencia, eficacia, logros
Generalidades, anotaciones básicas, alcance
Muchas empresas, organizaciones descuidan la relevancia, el alcance de los sistemas de control que debe darse en los sistemas administrativos que garanticen eficiencia, productividad logros, de ahí la importancia de no descuidarlo.
Es sabido que la administración es un conjunto de conocimientos para ser aplicados en la conducción de grupos humanos, con el fin de que éstos alcancen el logro de sus objetivos, y con el uso racional de los recursos de lo que disponen.
La gerencia en la actualidad debe tener muy claro cuál es la función principal para la cual se prepara y debe comprender cuáles son las exigencias de las empresas venezolanas. Uno de los principios fundamentales para la toma adecuada de decisiones y la calidad de las mismas es basarse en hechos y datos que brinden información precisa antes de la ejecución de los planes, durante estos y después. El concepto general de la administración implica, como sus acciones básicas: planear, organizar, dirigir y controlar.
Planeación, se refiere a determinar a donde debe ir la organización y cómo se debe llegar allí. Se deben evaluar los cambios y restricciones internas y externas, pronósticos, fijación de objetivos, desarrollo de estrategias y políticas y preparación de planes de acción.
La organización debe definir quién hace qué. Esto requiere la definición y agrupación de actividades, la asignación de responsabilidades y el establecimiento de medios de comunicación, la coordinación y el control.
La dirección consiste en qué se debe hacer y cuándo se debe hacer, y propiciar que todos trabajen en estrecha colaboración brindando lo mejor de sus capacidades.
El control se debe medir y supervisar sus resultados, comparar las mediciones con los planes y cuando sea necesario, tomar las medidas correctivas.
Desde la fase de planeación se va definiendo y ejerciendo el control a través de la determinación de las variables clave de éxito asociadas a los objetivos y los recursos disponibles. Es el control, mediante la generación de información, el que provee los insumos para la adecuada y oportuna toma de decisiones, y guiar asi a la empresa venezolana por la senda del éxito.
Acerca del control, existía una idea marcada donde se pensaba en el control como un agente fiscalizador y restrictivo que impedía desarrollar las habilidades personales y la creatividad, y se debía ejecutar por un agente externo de las personas que ejecutaban los trabajos, era una concepción de control reactiva.
El término de control tenía una acepción tradicional de ente fiscalizador con ataduras o limitante con una connotación policívica y externa o ajena al fenómeno, proceso o persona a controlar la concepción negativa.
Actualmente, el control se considera como la acción de garantizar que en un proceso, una acción o en general una situación se mantenga estable dentro del rango establecido, siendo el proceso, la acción o la situación misma la que se encargue de realizar el monitoreo y los correspondientes ajustes.
Hoy día, se reconoce que el control es una labor natural y absolutamente necesaria para el éxito de cualquier gestión en todos los niveles de la organización, debe ser de naturaleza proactiva, como un medio absolutamente eficaz para mantener a la organización en el rumbo correcto, donde las personas serán protagonistas de su propio control. El control se refiere a la correcta administración de la información, asociados a aspectos básicos y fundamentales para el desarrollo del proyecto, plan o proceso.
Justamente, la gerencia debe avalarse de índices de gestión en todos sus procesos, que a la vez sirven de metas y de control que permite determinar que tan eficaz son los procedimientos establecidos, la gestión de procesos y en caso de no lograrse adentrarse en las causas que lo impiden y dar paso a las medidas correctivas necesarias para lograrlo.
Se nos recuerda además, que la administración tiene ciertas características que la hacen administrable: La veracidad, la objetividad, la oportunidad, la integridad, la temporalidad y la concreción, entre las más relevantes. Actualmente, es tanta la información que llega a manos de los gerentes de una organización, que es necesario buscar la manera de transformarla y filtrarla, para que realmente contribuya de manera efectiva a la adecuada toma de decisiones, y al mismo tiempo sirva para hacer seguimiento permanente de las variables clave para el éxito de la gestión de la organización. De esta forma no nos debe sorprender que el BSC se convierte en una herramienta positiva para el logro de la competitividad.
Debe existir un proceso o situación que ha de ser controlada, igualmente se debe tomar en cuenta una serie de variables claves o vitales, para las cuales se establecen valores deseados. Es ahora donde se debe fijar momentos o puntos de control y formas para la toma de información.
Para desarrollar el control se debe primero recopilar la información acerca del valor de las variables vitales luego se debe analizar la información recolectada, para la tomar las decisiones de las acciones correspondientes para ejecutar la acción y verificar constantemente la acción manteniendo así las condiciones resultantes deseadas de la acción.
Conclusión
La gerencia debe estar muy atenta en los sistemas de control que deben darse en la empresa bajo su cargo a fin, de garantizar que su organización, planes, acciones, estrategias, procedimientos, procesos sean eficaces, conlleven a los resultados esperados. Determinar que tan bien están diseñados los sistemas administrativos y proceder a dar paso a las correcciones necesarias que garanticen éxito de operatividad, participación a la empresa.
*Docente de postgrado, especialidad Gerencia de la Calidad y productividad, Área de Faces, Universidad de Carabobo. Exatec
Anotaciones cátedra tópicos gerenciales modernos, especialidad gerencia de la calidad y productividad , aula virtual, 2010, Universidad de Carabobo
