Carlos Mora Vanegas
Un emprendedor ve oportunidades allá donde mira, donde otros solo ven problemas Michael Gerber
Introducción
La gerencia debe estar muy atenta ante los cambios que continuamente se producen en el entorno de la empresa por causa de la globalización, pues se crean nuevas y cambiantes necesidades que exigen, buscar constantemente elementos que permitan una diferenciación y una mejora en la calidad y prestación de sus servicios y productos a su clientela final; por ello, debe afrontar diferentes actuaciones que no sólo se circunscriben a las operaciones de negocio sino que afectan especialmente a aquellos procesos, considerados de bajo valor añadido, y que sin embargo son necesarios para el desarrollo del negocio.
A todo ello se agrega considerar las nuevas orientaciones organizativas y estratégicas de las empresas que están ayudando a otras a plantearse una serie de interrogantes como: ¿Entre tantas actividades a realizar, cuáles son las prioritarias? ¿Estoy concentrando mis esfuerzos en los procesos de negocio realmente importantes y vitales para mi Empresa?. El tiempo dedicado a otras actividades indirectas relacionadas con mi negocio ¿aportan algún beneficio añadido a mis productos o servicios?.
Como consecuencia del análisis de estas preguntas y otras más, se determina que existen muchos procesos no estratégicos, que necesitan de recursos humanos y tecnológicos y que consumen demasiada dedicación y tiempo a la empresa, distrayéndola de las verdaderas actividades de su negocio.
A ello se agrega, que a la empresa, le es muy difícil mantener y sostener unos equipos humanos y tecnológicos muy cualificados, que necesita estén permanentemente formados y actualizados a las nuevas tendencias, tanto legales, contables, organizativas y administrativas, como en las innovaciones en las tecnologías de la información, las cuáles también necesitan unas inversiones económicas permanentes e importantes para que los equipos y aplicaciones informáticas no se queden obsoletos.
Todo ello conlleva a que la gerencia le preste atención a lo que el outsourging ofrece, que es el motivo de este escrito y que nace como respuesta a esta necesidades planteadas, mostrándose como alternativa real para los gestores y directivos de las empresas, eliminando los problemas anteriormente mencionados y abaratando costes, motivados por las economías de escala.
Consideraciones básicas, antecedentes, alcance
Se denomina Outsourcing a la externalización de determinadas funciones de la empresa, en una Organización externa de servicios especializada, la cual además asume una responsabilidad de nivel de servicio y de calidad.
Antecedentes del Outsourcing
Ha mediados de la década de los `60, y aún durante los '70, las empresas que presentaban problemas financieros o que no poseían tecnologías de la información sofisticadas adoptaban la estrategia gerencial del Outsourcing. Pero fue en el año 1970 que comienza a ganar credibilidad el concepto de Outsourcing como se dijo anteriormente enfocado, a las áreas de IT (Information Technologies) en las empresas del Fortune 1000. Las primeras empresas en implementar modelos de Outsourcing fueron gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y otros. Posteriormente, en los años '80 ya las empresas líderes en sus industrias comienzan a estimar la consolidación de centros de datos y el desempeño del área de informática. Podemos decir que “La revolución del “Outsourcing” en el mercado como tal está definida en el año 1.989, momento en el cual Eastman Kodak cedió a terceros su centro de data y sistema de telecomunicaciones a (I.S.S.C), empresa creada por IBM para la prestación de servicios de informática, entre ellos los de “Outsourcing”. Es a partir de los '90 cuando, no sólo las empresas con fines comerciales sino hasta los grandes conglomerados transnacionales y los propios gobiernos, concientizan al Outsourcing como una herramienta que otorga valor añadido a cualquier administración gerencial.
Ya cerca del siglo XXI, el concepto ha evolucionado aún más. Ahora el Outsourcing representa un beneficio integral, sistemático y transformacional de empresas que tengan visión de seguir manteniéndose como líderes en sus mercados o de posicionarse en nuevas industrias. En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a escala mundial de cien mil millones de dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparará hasta 282 mil millones de dólares.
El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.
Alcance
El Outsourcing es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para nuestro negocio, a un proveedor más especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.
Cada organización tiene una misión que define su propósito y contesta a la pregunta ¿En qué negocio nos encontramos?. Por lo que la definición de la misión de la empresa obliga a la administración a identificar con cuidado el alcance de sus productos y servicios. De esta manera se define las funciones medulares de la organización
La gerencia debe saber ¿Que busca un servicio de outsourcing? . Al respecto se dice:
Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/o financieros a través de un enfoque que combina infraestructura, tecnológica y física, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a largo plazo.
También se debe saber ¿Cómo es el sistema de contratación de outsourcing?, sobre ello se señala, que la subcontratación tiende a usarse para proyectos o componentes de proyectos específicos, normalmente para ser ejecutados en corto plazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puesto que son la delegación de la administración de actividades que tienden a firmarse por periodos entre 3 y 10 años; no se orientan solo a labores de bajo nivel, eventualmente entregan actividades no esenciales y repetitivas, pero también pueden llegar a ser una asociación donde se comparte el riego y utilidades.
También es importante saber ¿Qué logra la compañía contratante con el outsourcing?
Sobre ello se dice, que la compañía contratante logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías con su contratista.
La metodología del Outsourcing es la incorporación de la buena practica en la toma de decisiones gerenciales. Como toda buena decisión necesita estar sujeta a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como es el caso de muchas decisiones más sobre bases financieras o técnicas.
En conclusión
El Outsourcing incluye los pasos sencillos de todo proceso administrativo como la evaluación, planeación y ejecución de un conjunto de decisiones. La metodología del Outsourcing lo que hará es ayudar a planear y a fijar las expectativas e indicarle aquellas áreas donde se necesite conocimiento especializado para realizar las distintas actividades de la organización.
Una de las áreas que más se prestan al Outsourcing son las de tecnología y Sistemas. Sin embargo, ciertos gerentes de tecnología se resisten a ver los beneficios del Outsourcing por temor a que podría costarles su puesto. Recientemente se descubrió que esto no era cierto, sino por el contrario eran los directores de informática quienes mostraban el camino del Outsourcing.
El Outsourcing permite la delegación de la función pero no la delegación de la responsabilidad, por lo que es necesaria una correcta evaluación de la empresa contratada enmarcada en una normativa clara y precisa que permita mancomunar esfuerzos.
**Docente jubilado, Área de postgrado de Faces, Universidad de Carabobo
Anotaciones de la cátedra Tópicos Gerenciales Modernos, Programa Gerencia de la Calidad y Productividad, Área de Postgrado de Faces, UC
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